Khi thực hiện email marketing, việc có danh sách liên hệ email để gửi là rất quan trọng. Hãy chắc chắn rằng bạn thu thập liên hệ bằng cách hợp pháp và không mua danh sách liên hệ email, vì việc này là bị cấm. Để biết thêm lý do, bạn có thể đọc bài viết này.
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách thêm liên hệ. Có hai cách để thực hiện điều này:
Thêm Liên Hệ Thủ Công
Nhấp vào menu Contact Book (bạn có thể truy cập menu này từ bảng điều khiển hoặc thanh bên trái). Sau đó nhấp vào nút dropdown, chọn menu "Contact Book".
Khi bạn đã vào phần Thêm Liên Hệ, bạn cần điền thông tin như Tên, Họ, Địa chỉ Email và chọn nhãn cho liên hệ. Sau đó nhấp vào "Add Contact" để lưu liên hệ.
Double Opt-in
Bất kỳ liên hệ nào bạn thêm thủ công, bạn có thể thiết lập để sử dụng double opt-in hay không. Khi tính năng double opt-in được bật, liên hệ bạn nhập sẽ ở trạng thái chờ. Trạng thái này sẽ thay đổi khi liên hệ xác nhận email tự động được gửi bởi hệ thống.
Quy trình
Menu Contact Book → Thêm Liên Hệ → Điền Tên, Họ, Địa chỉ Email và Nhãn → Thêm Liên Hệ → Liên hệ được lưu thành công.
Trường Thông Tin Thêm
Trong Contact Book, bạn có thể điền thêm dữ liệu cho một liên hệ. Dưới đây là các trường:
Địa chỉ Email - emailaddress (bắt buộc): Địa chỉ email của người đăng ký. Trường này bắt buộc khi thêm liên hệ mới, dù bạn thêm thủ công hay qua nhập khẩu.
Tên - firstname (bắt buộc): Tên của người đăng ký. Ngoài địa chỉ email, trường này cũng bắt buộc khi thêm liên hệ mới.
Họ - lastname: Họ của người đăng ký. Trường này là tùy chọn và có thể làm cho email của bạn trở nên cá nhân hơn.
Giới tính - gender: Giới tính của người đăng ký. Trường giới tính bao gồm Nam, Nữ và Khác.
Ngày sinh - birthdate: Ngày sinh của người đăng ký. Nếu bạn thêm liên hệ mới thủ công, bạn có thể thêm trực tiếp vào trường này. Nếu bạn nhập khẩu liên hệ từ nguồn khác, bạn có thể điền ngày sinh theo định dạng (YYYY/MM/DD).
Số điện thoại - phone: Số điện thoại của người đăng ký. Bạn có thể điền số điện thoại theo định dạng số, ví dụ: 081234567890.
Công ty - company: Tên công ty của người đăng ký. Trường này có thể được điền bằng chữ cái hoặc số hoặc kết hợp cả hai.
Quốc gia - country: Quốc gia nơi người đăng ký sống. Trường này có thể được điền bằng chữ cái.
Thành phố - city: Thành phố nơi người đăng ký sống. Trường này có thể được điền bằng chữ cái.
Ghi chú - note: Ghi chú nội bộ cho người đăng ký. Trường này có thể được điền bằng văn bản tự do.
Thêm Liên Hệ Bằng Cách Nhập Liên Hệ
Khi thực hiện nhập liên hệ, bạn cần truy cập vào menu Contact Book (bạn có thể vào menu này từ bảng điều khiển hoặc thanh bên trái). Sau đó nhấp vào nút dropdown bên cạnh nút Thêm Liên Hệ và chọn Nhập Liên Hệ.
Quá trình nhập liên hệ sẽ gồm ba bước:
Bước 1 - Chuẩn Bị Tệp
Ở bước này, bạn cần chuẩn bị tệp liên hệ mà bạn muốn nhập. Dưới đây là hai điều cần lưu ý về tệp nhập khẩu của bạn:
Tệp liên hệ phải ở định dạng .csv (Khuyến nghị). Nếu bạn sử dụng Windows OS, bạn có thể chọn CSV (Comma Delimited). Nếu bạn sử dụng MacOS, bạn có thể chọn CSV (Comma Separated Value).
Lưu ý: Hệ thống của chúng tôi không hỗ trợ định dạng tệp (.csv) từ Google Contact. Nếu bạn vẫn sử dụng .csv, một hộp sẽ xuất hiện như sau khi bạn tải lên:
Nếu bạn có tệp .csv từ Google Contact, hãy điều chỉnh định dạng theo mẫu mà bạn có thể tải xuống dưới đây.
Định dạng viết dữ liệu liên hệ trong tệp phải bắt đầu ít nhất với cột "emailaddress" → cột "firstname" (Bạn có thể tải xuống tệp mẫu mà chúng tôi đã đính kèm)
Đảm bảo rằng liên hệ của bạn đã đáp ứng tất cả các điều kiện. Nếu không đáp ứng các điều kiện, liên hệ của bạn sẽ không thể được nhập vào hệ thống.
Tải xuống tệp mẫu nhập khẩu nếu bạn gặp khó khăn trong việc nhập liên hệ.
Quan trọng để biết
Kích thước tối đa của tệp .csv là 5MB với tối đa 20.000 liên hệ, và đối với định dạng tệp .xls, kích thước tối đa là 2MB với tối đa 10.000 liên hệ.
Bước 2 - Tải Tệp
Ở bước này, bạn có thể kéo và thả các tệp bạn muốn nhập hoặc nhấp để duyệt tệp.
Nhấp vào kiểm tra tệp để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3 - Chỉ Định Nhãn và Tùy Chọn Nhập Khẩu
Tại đây, bạn sẽ chọn các nhãn và tùy chọn nhập khẩu bạn muốn. Có 3 tùy chọn nhập khẩu:
Tất Cả Liên Hệ: Tải lên tất cả các liên hệ hiện có trong dữ liệu và cập nhật các trường dữ liệu (bao gồm thay thế các trường dữ liệu nếu có thay đổi).
Chỉ Liên Hệ Mới: Tải lên các liên hệ mới và bỏ qua các liên hệ hiện có trong Contact Book.
Cập Nhật Trường Rỗng: Tải lên tất cả các liên hệ trong dữ liệu và chỉ cập nhật dữ liệu trường rỗng. Các liên hệ mới vẫn được tải lên, chỉ có điều nếu có liên hệ hiện có trong Contact Book, các trường sẽ được cập nhật nếu còn trống.
Bước 4 - Ghép Nối Trường
Ở bước này, bạn sẽ ghép nối các trường. Có 3 điều bạn cần biết ở giai đoạn này:
Nếu bạn đã có cùng tên trường giữa dữ liệu liên hệ và trong Contact Field, các trường sẽ tự động liên kết.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh một trường với tên khác, bạn có thể tùy chỉnh trường ở đây.
Nếu có một trường mà bạn không muốn cập nhật trong tất cả các liên hệ đã tải lên, hãy chọn "Sẽ không nhập khẩu".
Nhấp vào nút "Import File" khi thích hợp.
Sau khi quá trình nhập liên hệ hoàn tất, kết quả nhập liên hệ sẽ xuất hiện. Bao gồm số lượng liên hệ mới, liên hệ đã cập nhật, tổng số liên hệ, liên hệ không hợp lệ và liên hệ bị trùng lặp.
Quy trình
Menu Contact Book → Nhấp vào nút dropdown → Nhấp vào "Import Contact" → Chọn Tệp (định dạng phù hợp và thứ tự cột dữ liệu đúng) → Chọn Chế Độ Nhập Khẩu → Nhãn → Điều chỉnh Trường → Nhập tệp → Kết quả nhập liên hệ.
Nếu bạn muốn xem lịch sử nhập liên hệ của mình, bạn có thể nhấp vào nút "Import History". Tại đó, bạn sẽ thấy trạng thái của kết quả nhập liên hệ của bạn như dưới đây.
Tổng số: Số lượng liên hệ dựa trên các hàng trong tệp Excel của bạn.
Mới: Số lượng liên hệ mới được tải lên thành công trong Contact Book.
Đã Cập Nhật: Số lượng liên hệ mà dữ liệu đã được cập nhật thành công.
Không Hợp Lệ: Số lượng liên hệ không thể tải lên, thường do định dạng email không đúng.
Trùng Lặp: Số lượng liên hệ có cùng địa chỉ email trong tệp bạn đã tải lên.
Bounce: Số lượng liên hệ được thêm thành công vào Contact Book với nhãn bounce.
Unsubscribe: Số lượng liên hệ được thêm vào Contact Book với nhãn unsubscribe.
Đang Chờ: Số lượng liên hệ chưa xác nhận email opt-in.