Basic Guide - Cara Menambahkan Kontak Email

Untuk menambahkan kontak email ke dalam contact book, terdapat dua pilihan yang dapat Anda gunakan, yaitu menambahkan kontak secara manual dan melakukan impor kontak.

Ketika akan mengirimkan email marketing, tentu hal yang paling penting adalah memiliki kontak email yang akan dikirimkan. Tentu mendapatkannya dengan cara yang legal dengan mengumpulkannya sendiri dan bukan hasil dari pembelian daftar kontak email, karena hal tersebut sangat dilarang. Mengapa? Baca disini.

Pada artikel kali ini, Anda akan belajar tentang menambahkan kontak. Terdapat dua cara yang dapat Anda gunakan:

Menambah Kontak Secara Manual

  1. Masuk ke dalam menu Contact Book yang ada di side bar sebelah kiri. Kemudian klik tombol Tambahkan Kontak.

  2. Setelah Anda masuk ke dalam Tambahkan Kontak, Anda harus mengisikan First Name, Last Name, Email Address dan memilih label untuk kontak tersebut. Kemudian klik Tambah Kontak untuk menyimpan kontak.

Double Opt-in Setiap kontak yang Anda tambahkan secara manual, Anda dapat mengaturnya untuk menggunakan double opt-in atau tidak. Apabila fitur double opt-in diaktifkan, maka kontak yang Anda masukkan akan berstatus pending. Status akan berubah sampai kontak tersebut mengkonfirmasi email yang otomatis dikirimkan oleh sistem.

Flow

menu Contact Book → Add Contact → Isi First Name, Last Name, Email Address dan Label → Add Contact → kontak berhasil tersimpan.


Tambahkan Lebih Banyak Data di Contact Book

Pada Contact Book, anda dapat mengisi lebih banyak data untuk satu kontak. Data tersebut di antaranya:

Email Address - emailaddress (wajib)

Alamat email subscriber Anda. Field ini wajib Anda isi ketika Anda menambahkan kontak, baik menambahkan secara manual maupun melalui impor kontak.

First Name - firstname (wajib)

Nama depan subscriber Anda. Selain alamat email, field nama depan ini juga wajib Anda isi ketika menambahkan kontak. Baik secara manual maupun melalui impor kontak.

Last Name - lastname

Nama belakang subscriber Anda. Nama belakang tidak wajib Anda isi ketika menambahkan kontak. Namun jika ada, tentu data tersebut dapat membuat email anda menjadi lebih personal.

Gender - gender

Gender subscriber Anda. Field gender dapat Anda isi dengan format Female, Male dan Other.

Birthdate - birthdate

Tanggal lahir subscriber Anda. Jika Anda menambahkan kontak secara manual, Anda dapat menambahkan secara langsung melalui field yang Ada. Namun jika Anda menambahkan kontak melalui impor, Anda dapat mengisi tanggal lahir dengan format seperti berikut:

dd/mm/yyyy dd-mm-yyyy yyyy/mm/dd yyyy-mm-dd

Bukan dengan spasi seperti dd(spasi)mm(spasi)yyyy.

Phone - phone

Nomor Telepon subscriber Anda. Field phone dapat Anda isi dengan format angka seperti: 081234567890.

Company - company

Nama Perusahaan subscriber Anda. Field company dapat Anda isi dengan format angka maupun huruf abjad.

Country - country

Negara subscriber Anda berada. Field negara dapat Anda isi dengan format huruf abjad.

City - city

Kota dimana subscriber Anda berada. Field kota dapat Anda isi dengan format huruf abjad.

Note - note

Catatan untuk subscriber Anda. Pada field ini Anda bebas menambahkan catatan apapun dengan format teks.


Menambahkan Kontak dengan Import Contact

Jika Anda ingin melakukan impor kontak, klik Contact Book atau klik tombol dropdown yang ada di sebelah kanan tulisan Contact Book.

Setelahnya Anda akan masuk ke dalam menu Import Contact. Akan terdapat tiga tahapan untuk proses impor kontak, yaitu:

Langkah 1, Persiapan Berkas

Pada langkah ini Anda perlu mempersiapkan berkas kontak yang akan Anda impor.

Ada 2 hal yang harus Anda perhatikan untuk berkas impor Anda:

File kontak harus dalam format .csv (Direkomendasikan). Jika di OS Windows Anda dapat memilih CSV (Comma Delimited), untuk MacOS Anda dapat memilih CSV (Comma Separated Value).

Catatan : Sistem kami tidak support dengan file format (.csv) dari Google Contact. Jika Anda masih menggunakan .csv, akan muncul kotak seperti ini saat Anda mengunggahnya

Jika Anda memiliki file format (.csv) dari Google Contact, disarankan untuk menyesuaikan penempatannya sesuai dengan sample yang dapat Anda lihat dengan download file dibawah.

Format penulisan data kontak di dalam file minimal dimulai dengan kolom “emailaddress” → kolom “firstname* (Anda dapat mengunduh contoh berkas yang telah kami lampirkan)

Pastikan Anda memenuhi ketentuan di atas. Jika Anda tidak memenuhi ketentuan tersebut, maka kontak Anda tidak dapat diimpor ke dalam sistem (data tidak akan masuk).

Seperti contoh gambar dibawah ini

Unduh contoh berkas impor dari kami jika Anda masih mengalami kesulitan untuk melakukan impor kontak.

**Penting untuk diketahui**
Maksimal ukuran file format .csv adalah 5mb dengan maksimal 20ribu kontak, dan untuk file format. xls, maksimal ukuran filenya adalah 2mb dengan isi maksimal 10ribu kontak.

Langkah 2, Unggah Berkas

Pada langkah ini Anda dapat melakukan drag and drop berkas yang ingin Anda impor atau klik untuk menelusuri berkas.

Klik periksa berkas untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.

Langkah 3, Menentukan label dan opsi import

Disini Anda akan memilih label dan opsi import yang Anda inginkan. Opsi import ini ada 3:

  • All Contact: Untuk mengunggah seluruh kontak yang ada pada data, dan memperbarui data field (Termasuk me-replace field data apabila ada perubahan).
  • New Contact Only: Untuk mengunggah kontak yang baru saja dan mengabaikan kontak yang sudah ada di Contact Book.
  • Update Empty Field: Untuk mengunggah seluruh kontak yang ada di data, dan hanya memperbarui data field yang kosong. Kontak baru tetap terunggah, hanya saja jika ada kontak yang sudah ada di Contact Book, field akan diperbarui apabila ada field yang masih kosong.

Langkah 4, Menyesuaikan Field

Pada langkah ini Anda akan menyesuaikan field. Terdapat 3 hal yang perlu Anda ketahui di tahap ini:

  1. Apabila Anda telah memiliki nama Field yang sama antara data kontak dengan yang ada di Contact Field, maka field akan otomatis terhubungkan.
  2. Jika Anda ingin menyesuaikan field yang namanya berbeda, Anda dapat menyesuaikan fieldnya disini.
  3. Apabila ada field yang tidak ingin Anda perbarui di seluruh kontak yang diunggah, pilih “Will not import”.

Klik tombol “Import File” jika sudah sesuai.

Setelah proses impor kontak telah selesai, akan muncul hasil dari import kontak. Seperti berapa jumlah kontak baru, kontak yang diperbarui, total kontak, kontak yang invalid dan kontan yang terduplikasi.

Flow

menu Contact Book → klik drop down button → Klik “Import Contact” → Choose File (format sudah sesuai dan urutan kolom data sudah sesuai) → Pilih Import Mode → Beri Label → Sesuaikan Field → Import file → hasil impor kontak.

Jika Anda ingin melihat riwayat impor kontak, Anda dapat klik tombol “Import History”. Disitu akan terlihat status hasil import kontak Anda seperti gambar dibawah ini.

Berikut adalah penjelasan tiap status di Import Contact History:

  • Total: Jumlah kontak berdasarkan baris yang ada di file Excel Anda.
  • New: Jumlah kontak baru berhasil terunggah di Contact Book.
  • Updated: Jumlah kontak yang datanya berhasil diperbarui.
  • Invalid: Jumlah kontak yang gagal terunggah, biasanya karena format email yang salah.
  • Duplicate: Jumlah kontak yang memiliki alamat email yang sama dalam satu berkas yang Anda unggah.
  • Bounce: Jumlah kontak yang berhasil ditambahkan di Contact book dengan label bounce.
  • Unsubscribe: Jumlah kontak yang berhasil ditambahkan di Contact Book dengan label unsubscribe.
  • Pending: Jumlah kontak yang belum melakukan konfirmasi email opt-in.